COMMENT MANAGER EFFICACEMENT UNE ÉQUIPE ?

En tant que manager, vous avez beaucoup d’objectifs, de responsabilités et de missions à effectuer. Cela peut parfois être épuisant, chronophage ou encore difficile quand on à pas les bonnes techniques. 

C’est pourquoi, nous vous avons rassemblé des techniques et des méthodes qui vont vous permettre de manager efficacement votre équipe et de réussir à mieux vous organiser au quotidien !

Qu’est ce qu’un management dit “efficace” ?

Il atteint les objectifs avec son équipe :

“Il faut atteindre les objectifs » c’est LA phrase qui rythme la vie des managers. Peu importe la nature des objectifs, s’il parvient à les atteindre avec l’appui de son équipe alors son rôle est accompli. Enfin, en partie !

Une bonne communication : 

Pour être un manager efficace, il faut une communication efficace. C’est une des compétences managériales qui s’apprend et qui s’acquiert. Avec une bonne communication, les messages sont correctement transmis et les informations également.

Cohésion d’équipe : 

Quand on est manager, on est avant tout un chef d’équipe. Et une des choses les plus importantes pour lui c’est : l’équipe. Ce n’est pas le manager seul qui atteint les objectifs mais lui et son équipe. Alors une équipe qui marche et qui fonctionne ensemble, c’est une des clés vers la réussite. La proximité des équipes est un point essentiel pour permettre un bon fonctionnement entre vous et eux. Vous pouvez créer et travailler cette cohésion grâce à des team-building par exemple !

Une équipe qui prend en compétences : 

Comme dit juste avant, c’est son équipe qui fait l’efficacité d’un manager. Alors quoi de mieux que de la faire grimper en compétences quand il le faut pour atteindre les objectifs ? 

Les techniques pour manager efficacement son équipe :

Avoir du leadership : 

On peut manager sans pour autant avoir du leadership. Le leadership c’est une attitude avant tout. Un leader dégage un certain charisme qui entraîne son équipe avec lui vers l’avant. Il crée la motivation de l’équipe pour qu’elle se dépasse en donnant à ses collaborateurs des leviers de motivation.

Prendre des décisions : 

Un des rôles du manager, c’est de piloter son équipe. Et pour piloter des équipes, il faut obligatoirement avoir la prise de décision facile. Alors par “facile”, on entend qu’il faut savoir en prendre quand il le faut. Que cela soit pour recadrer un équipier, clarifier les situations difficiles ou encore pour encadrer un dossier. 

La technique SMART pour fixer des objectifs :

• • Simple : Mise en place d’un objectif compréhensible et défini par tous
  • Mesurable : Mise en place d’un objectif réalisable par tous et devant être quantifiable
  • Atteignable : Mise en place d’un objectif atteignable par tous, permettant de donner la motivation aux équipe devant l’atteindre
  • Réaliste : Mise en place d’un objectif devant être cohérent pour tous
  • Temporellement défini : Mise en place d’un objectif devant être délimité dans le temps

Le feedback :

Le feedback est un outil important pour motiver une équipe et la piloter. En leur faisant des retours, vous faites preuve de pédagogie grâce à vos acquis. Ces feedbacks sont des bons moyens pour effectuer un recadrage si nécessaire, créer un plan d’action, revoir les objectifs individuels, les motiver, pratiquer un auto diagnostic, etc…

Les 3 types de feed-back :

• Positive FEED : il faut savoir dire à ses équipes quand tout va bien

Fact : Les faits
Effect : Les effets
Engage : Demander comment agit-il pour réussir sa tâche
Developp : Demander à votre équipier s’il peut utiliser cette méthode avec d’autres clients ou la partager avec le reste de l’équipe

• Improvement SELL : Il y a des bonnes choses mais il y a des points à améliorer

Strong :  Commencer par les points forts de votre équipier
Extra : Donner des conseils pour améliorer certains points/ expliquer les conséquences
Like : Vérifier que la personne à compris vos conseils et qu’elle les accepte
Leverage : Lui demander de réfléchir à un plan d’action/ tableau de bord pour mettre en place les conseils

• Change FRIT : Il va falloir mettre en place un changement car cela ne fonctionne pas

Facts : Les faits
Reaction : Demander des explications
Impact : Expliquer les conséquences
Time : Expliquer ce que vous voulez voir changer et pour quand

Faire confiance : 

Vous ne travaillez pas seul et il ne faut pas l’oublier. Pour correctement travailler avec son équipe il faut que vous ayez confiance en eux et en leur compétences. Si vous avez confiance en eux, ils auront confiance en vous par effet “miroir”. Une confiance mutuelle est une des bases d’une bonne qualité de vie au travail. Pour vous et pour votre équipe, si la qualité de vie n’est pas bonne cela sera le mental et la performance qui en pâtiront.

Avoir une crédibilité hiérarchique : 

C’est important d’être crédible auprès de chaque collaborateur pour être un bon manager. Votre encadrement des équipes sera beaucoup plus facile avec une bonne crédibilité, notamment après une prise de fonction récente. 

Pour ce faire, dans un premier temps si c’est nouveau pour vous, vous allez devoir apprendre le management pour avoir les compétences nécessaires pour ce nouveau rôle. Dans un second temps, vous allez devoir montrer l’exemple à votre équipe, c’est-à-dire que vous allez devoir être ponctuel, atteindre les objectifs, être professionnel en toutes circonstances, etc. Et enfin, une des clés de la crédibilité, c’est la capacité à valoriser son équipe, on entend par là reconnaître les compétences d’autrui et savoir les féliciter.

Déléguer :

Un manager efficace sait déléguer à ses équipiers et peut le faire de sorte à ce que sans lui, tout tourne parfaitement. Pour ce faire, il faut déjà structurer les différentes actions à mener pour pouvoir les confier au bon collaborateur. Autre point important, votre équipe doit pouvoir être autonome. Si ce n’est pas le cas, former son équipe à l’autonomie peut-être une solution. Cela permettra à votre équipe, et à vous aussi, d’être serein quand vous êtes absent ou occupé ailleurs.

Communiquer avec ses collaborateurs : 

La communication à de nombreux bienfaits et permet pleins de choses (comme éviter les conflits interpersonnels par exemple). On va se pencher sur le fait que c’est aussi votre rôle de prendre les devants et d’aller vers vos équipiers. En tant que responsable d’équipe, vous allez surement avoir tendance à attendre que cela soit eux qui viennent vers vous. Faites l’inverse pour anticiper les éventuels soucis et être à la page de ce qui se passe au sein de l’équipe. Sans être directif avec eux sinon vous risquez de leur infliger une forte pression.

S’appuyer sur l’intelligence émotionnelle : 

Comprendre et gérer ses émotions est essentiel pour chaque être humain. Malheureusement au travail, les émotions sont laissées dehors (et c’est pas bon). Comme dit précédemment, un des clés du management c’est l’équipe et en tant que manager, c’est de votre ressort d’être un “manager-coach” en relationnel et émotionnel. 

Les points qui vont vous être utiles avec l’intelligence émotionnelle seront l’empathie, l’assertivité, l’écoute active et la compréhension. Grâce à cela vos équipes seront dans de meilleures conditions pour performer et être productive au travail. Elles se sentiront écoutées, comprises et entendues. Maintenant, c’est à vous de faire preuve d’agilité pour pouvoir transmettre ces points à vos équipes ! Former votre équipe vous demandera un vrai travail sur vous-même.

Disponible :

Être disponible vous permet d’avoir une communication efficace avec vos équipiers, ils sauront que vous êtes attentifs et à leur écoute. C’est un point fort incontournable pour diriger efficacement. Avoir une équipe qui est disponible est un avantage alors soyez-le également !

Se perfectionner : 

L’encadrement des équipes est un travail quotidien qui s’apprend et se travaille chaque jour. Personne n’est parfait et c’est pour cette raison que vous pouvez avoir besoin de faire appel à un formateur. Et pour différentes raisons :

• Gérer les situations conflictuelles, la conduite de réunion,…
• Votre développement des compétences managériales 
• L’amélioration de la performance collective
• Adapter son style de management à ses équipes
• Noter et connaître les compétences des équipes
• Faire un bilan des apports de chacun au sein de l’équipe
• Apprendre à devenir un animateur d’équipe
• Formation au leadership

La formation des managers est vaste et peut se faire sur de nombreux points comme ceux cités précédemment. 

Les formateurs feront un bilan avec vous pour évaluer vos besoins réels pour que vous puissiez vous améliorer et acquérir des outils pratiques pour conduire une équipe parfaitement. Ensuite, ils mettront en place des exercices qui ont pour but d’aider le manager (donc vous) au quotidien avec des mises en situation concrètes. C’est un vrai travail d’équipe entre vous, les formateurs et vos employés.

Des méthodes de management efficaces :

Chaque manager a sa façon de manager. Mais certaines méthodes se révèlent plus efficaces que d’autres pour augmenter les performances de l’équipe, pour encadrer les équipes et pour installer une ambiance propice à la performance. Cela va bien sûr dépendre de votre équipe et de vous ! 

Méthode de management avec l’humour : 

Vous pouvez tout à fait utiliser l’humour au travail. Souvent sous-estimé et mis de côté, l’humour à de nombreux points forts à condition que tout le monde respecte les limites. C’est pourquoi, si vous vous décidez à utiliser cette méthode, il est important de briefer vos équipes quant à cette méthode. Pour ce qui est des points forts évoqués plus haut, voici un petit aperçu : création d’un environnement de travail bienveillant, améliore la communication et la créativité, apporte une cohésion, booste la productivité. 

Méthode du Lean management : 

Cette méthode s’appuie sur deux points essentiels qui sont l’implication du personnel et l’amélioration continue. Elle a pour objectifs principaux d’améliorer la productivité et la qualité des produits/services proposés grâce aux recommandations de vos équipiers. Pour ce faire, les employés doivent pouvoir avoir une vision de leur impact dans vos résultats et avoir confiance en vous.

Méthode du management “bienveillant” : 

Le mot “bienveillant” est assez vaste surtout quand on parle de management. Ce qui peut vous paraître bienveillant, ne l’est pas forcément pour autrui et vice-versa. On va donc reprendre les grandes lignes de cette méthode. 

Tout d’abord, vous devez être respectueux de vos équipes et faire preuve d’empathie envers eux. Cela peut paraître basique et pourtant certains ne l’appliquent pas dans leur management quotidien. Ensuite, vous devez savoir donner confiance à vos équipes et leur faire confiance. Les deux vont de pair car le but sera par la suite de leur laisser de l’autonomie, de la liberté dans leurs tâches et pour ça ils doivent être confiant quant à leur capacités. Et enfin, pour être un manager bienveillant, vous devez aussi avoir un état d’esprit bienveillant en dehors du bureau ! 

C’est important que vous voyez plus loin que le simple aspect “bénéfices au travail” car c’est en l’appliquant aussi en dehors du boulot que vous réussirez à être vraiment un manager bienveillant.

Méthode du growth mindset : 

Concrètement cette expression signifie “ esprit de croissance”. Le but de cette méthode est de vous permettre de changer de “mindset” afin de développer un état d’esprit qui vous permet de voir vos actions comme moyens de développement personnel. Les quatre points à travailler sont : la suppression d’arrogance, une vision d’amélioration (auto-critique, communication), se rendre compte des conséquences des erreurs et des réussites pour s’améliorer et enfin vouloir et donne les moyens à vos équipes de monter en compétences.

Méthode des biais cognitifs “Effet Pygmalion” : 

C’est une prophétie auto-réalisatrice qui part du principe que si on a des attentes élevées, on aura par la suite une amélioration des performances. Alors en management, cela va s’articuler autour de vos employés dans le sens où quand vous allez confier des tâches ou des responsabilités importantes, vos employés seront surement plus performants.

Comment mesurer l’efficacité d’un management ?

Les KPI d’activité :

Le suivi des temps de travail : 

Ce suivi vous permet de connaître (par le biais d’un logiciel) le temps de travail de vos employés et donc leur charge de travail. Vous pourrez ainsi mieux équilibrer entre vos employés ou voir si un de vos employés travaille énormément ou pas assez.

Le suivi d’activité : 

Il vous permet de suivre le déroulement des projets et de connaître leur performances.

Le taux de réalisation des objectifs :

Un des plus connus, il est néanmoins important de le souligner ! Dès lors que vous avez un objectif, il faut faire un suivi pour savoir où vous en êtes et le communiquer à votre équipe.

Les KPI de management :

Taux d’absentéisme : 

Il relève le nombre d’heures où vos employés ne sont pas présents au travail. Il est significatif du climat social de l’entreprise et de l’ambiance de l’équipe. Un taux trop élevé est un mauvais signe pour l’ambiance au sein de l’équipe et pour sa performance.

Le niveau de bien-être : 

Avec l’aide d’un logiciel, vous pouvez évaluer cette variable. Ils peuvent ainsi vous faire un feedback s’il y a des conflits ou des soucis internes ou même pour vous dire ce qui marche bien ! Et on le sait, un employé heureux est un employé performant et motivé.

Conclusion :

Manager ses équipes demande beaucoup de compétences et atteindre les objectifs est un travail quotidien. C’est pourquoi il faut que vous soyez efficace dans vos actions et vis-à-vis de vos équipes. 

Grâce à ces méthodes et techniques, vous aurez un panel d’outils pour réussir à manager efficacement. C’est à vous de les appliquer, voire même d’en trouver d’autres, pour remplir vos fonctions managériales de manière performante. N’hésitez pas à nous dire la méthode que vous préférez en commentaires !