Comment s’organiser quand on a beaucoup de travail ?

Quand on est un manager, on se retrouve vite et souvent débordé de travail, d’appels et de réunions. Ça devient rapidement compliqué à gérer et la charge de travail augmente et s’accumule. C’est lorsque cette situation arrive que le manager à de plus en plus de mal à être organisé, à gérer le travail et gérer les priorités. Il devient alors tout sauf efficace au travail et c’est problématique.

Pour éviter que cela vous arrive, nous allons vous donner les clés pour savoir gérer et organiser vos tâches au quotidien.

Quel est l’intérêt de bien gérer son temps ?

Gagner en efficacité et productivité

S’organiser dans son travail permet d’être plus efficace dans la réalisation de ses tâches mais également d’améliorer votre productivité. Lorsque vous êtes sur tous les fronts, avec des tâches à faire par ci et par là, il va être compliqué pour vous de produire un travail efficace. Vous n’allez pas être productif non plus car votre cerveau aura du mal à se focaliser sur la tâche en cours ou alors si vous manquez de temps pour en réaliser une, celle-ci ne sera pas achevée.

Quand vous vous organisez et quand vous planifiez les tâches de la journée ou de votre semaine, vous allez être plus efficace car tout sera clair dans votre esprit. Vous allez avoir une vue d’ensemble et ainsi pouvoir mieux gérer votre temps.

Être plus performant

Avec une capacité à s’organiser, vous allez obtenir des résultats avec des moyens adéquats voire réduits que si vous ne l’étiez pas. En effet, vous allez moins vous dispersez et vous concentrez sur l’essentiel. Cela rejoint le point du dessus ; quant à l’intérêt d’avoir une vue d’ensemble de ce que vous avez à effectuer pour prévoir les tâches à faire et à prioriser en fonction des deadlines ou autre.

S’organiser permet de maximiser le temps prévu pour chaque tâche en déléguant par exemple à d’autres collaborateurs. C’est aussi important de connaître les emploi du temps de vos employés également pour gérer leur organisation si nécessaire ou leur charge de travail. 

Gérer le temps-libre

Certaines tâches peuvent être chronophages et empiéter sur votre temps libre. Le temps libre est important car il vous permet de lâcher prise et de reposer votre cerveau. Beaucoup ont tendance à négliger ces temps de pause mais c’est une erreur ! Vous avez besoin de décompresser à plusieurs moments de la journée au risque d’être inefficace dans votre travail. Une journée de travail demande beaucoup d’efforts et de concentration pour votre cerveau, en vous accordant des interruptions dans votre emploi du temps réservées pour une pause par exemple, vous allez pouvoir aérer votre cerveau et votre esprit pour devenir plus efficace. À vous d’organiser efficacement votre travail en incluant ses petites pauses pour pouvoir mieux travailler ensuite.

Bonne gestion de son stress

Il est important de bien gérer votre emploi du temps pour éviter des stress inutiles. Avoir une bonne organisation permet de gérer les éventuels imprévus sans se retrouver trop submergé par le travail. Ou plus simplement sans organisation, quand vous avez déjà beaucoup de travail de base, vous allez rapidement finir la tête sous l’eau si d’autres travaux arrivent ou si certaines tâches prennent du retard. Et pour certains, quand cette situation de charge de travail importante pèse trop sur les épaules, elle peut mener au burn-out dans le pire des cas. C’est pourquoi il est important de bien gérer votre emploi du temps et de vous organiser en prenant en compte toutes les éventualités possibles.

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Les attitudes et pratiques à adopter au quotidien

Déterminer et fixer des objectifs

Pour accomplir efficacement une tâche, vous devez savoir où vous allez. Et c’est à ça que sert votre ligne de conduite qui est votre objectif final. Sans ça, vous risquez de vous égarer et donc de perdre du temps sur cette tâche.

Déterminer ses priorités

En lien avec le fait d’avoir un objectif, gérer ses priorités et les connaître permet d’être efficace et de ne pas s’attarder sur des tâches qui ne sont pas importantes ou qui ne sont pas nécessaires à effectuer. Définir ses priorités est donc un point très important quant à votre organisation au travail, c’est grâce à vos priorités que vous allez pouvoir vous organiser au mieux.

Maîtriser le temps et la durée de chaque tâche

Organiser son temps se fait en fonction de la durée que nécessite vos tâches. Certaines vont forcément prendre plus de temps que d’autres ou vont nécessiter l’intervention d’autres collaborateurs. C’est pour ça que vous devez prévoir une durée pour chaque tâche et donner des dates de début et de fin. De cette manière, vous pourrez mieux gérer votre emploi du temps simplement. Si jamais une tâche nécessite trois jours et que vous en prévoyez qu’un, cela risque de poser souci pour la suite de vos tâches.

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Prévoir du temps pour les imprévus

On a beau savoir gérer son planning de la meilleure des façons, il y aura toujours des imprévus. Alors prenez cette variable en compte quand vous vous organisez. Certaines tâches sont plus propices que d’autres à des imprévus notamment celle où il ya plusieurs personnes qui s’en occupe alors prévoyez tout de même une petite marge pour chacune si possible.

Savoir déléguer

Certaines tâches peuvent être totalement déléguées ou alors en partie et quand on a beaucoup de travail, l’idée de “déléguer” est une bonne solution. Vous devez garder en tête que l’objectif c’est de terminer cette tâche de manière efficace. Alors quand d’autres tâches urgentes arrivent et que celle que vous êtes en train de faire peut être déléguée, passer le relais à quelqu’un d’autre. On retombe un peu dans le principe de prioriser ces tâches car certaines sont plus urgentes que d’autres, mais toutes doivent être finies dans le délai imparti.

Les “lois” à connaître pour une gestion du temps optimale

Loi de Parkinson

“Plus vous disposez de temps pour réaliser une tâche, plus vous aurez tendance à utiliser entièrement ce temps”

Voilà ce que nous dit cette loi. Elle s’appuie sur le fait que si une tâche à une date de fin rapprochée dans le temps, vous allez mettre plus d’efforts dedans qu’une tâche avec une date de fin éloignée. C’est pourquoi, vous devez planifier vos tâches avec justesse : une courte tâche qui prend une demie-journée ne doit pas avoir une date de fin une semaine après son début par exemple.

Loi de Pareto

“80% de vos résultats sont obtenus par 20% de vos tâches”

L’important, c’est de vous organiser et évaluer vos tâches. Quelles sont les plus urgentes, les plus importantes, celles qui peuvent attendre ? À vous de vous posez ces questions pour chaque tâche afin d’avoir une organisation efficace et par la suite un travail performant.

Loi de l’ecclésiaste

“Il y a un moment pour tout et un moment pour chaque chose”

Ne pas s‘éparpiller et faire attention à la distraction. C’est en résumé ce que cette loi inspire. Pour gagner en productivité, il ne faut pas se distraire ou faire deux choses en même temps. Concentrez-vous sur une seule tâche pour la faire bien et correctement. 

Loi d’Illich

« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ».

Pour améliorer votre efficacité, vous devez prendre des pauses régulièrement (toutes les 45/90 min maximum). Parce qu’au-delà d’un temps de travail continu, vous allez devenir inefficace que cela soit sur la tâche en cours ou sur la fin de votre journée.

Loi de Carlson

“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”

Prévoyez du temps pour chaque tâches afin que celle-ci ne soit pas coupée toutes les deux minutes par des “voleurs de temps” (distractions). Si jamais vous êtes toujours interrompus pendant que vous êtes en train de faire quelque chose, vous ne serez jamais 100% concentré. Et c’est comme ça que vous allez être beaucoup moins efficace.

Les méthodes de gestion du temps de travail

La technique pomodoro

C’est une technique de gestion du temps de travail visant à augmenter votre efficacité.

  1. Mettez un minuteur de 25min et travaillez
  2. Prenez une pause de 5 minutes lorsque le minuteur sonne
  3. Recommencez les étapes 1 et 2, pour atteindre 4×25 min de travail
  4. Prenez ensuite une pause de 15 à 30 min 

La matrice Eisenhower

Cette matrice vous permet de gérer vos priorités et de prendre du recul sur vos différentes tâches. Vous pourrez ainsi adopter quatres positions en fonction d’où se situent vos tâches : tâches à abandonner, à déléguer, à planifier et traiter.

La To Do List

Aussi appelée “liste des tâches”, c’est une des techniques les plus simples à faire. Il vous suffit juste de noter vos tâches sur un carnet ou sur votre ordinateur et de cocher/barrer/surligner quand une tâche est finie.

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Les outils pour mieux s’organiser dans son travail

 

Trello

Trello un outil collaboratif, simple et facile de prise en main. Tout s’articule autour d’un tableau interactif, organisé en colonnes où l’on peut mettre des “cartes”. Pratique, on peut commenter chaque carte et la déplacer d’une colonne à l’autre.

Notion

Notion permet de prendre des notes, d’avoir une base de donnée, d’organiser ses tâches (style KABAN), de faire des calendriers ou des rappels. Vous pouvez l’utiliser de manière individuelle ou collaborative.

Todoist

Cette application est une liste de tâches vraiment pratique et simple à utiliser. Elle vous permet d’avoir une vue d’ensemble de toutes les tâches que vous avez, tout en vous permettant de les classer par priorités. De plus, vous pouvez partager vos listes et déléguer certaines tâches directement sur Todoist. Le dernier petit plus de cette appli c’est qu’elle vous propose de voir votre progression grâce à des graphiques.

Un agenda papier ou digital

L’outil le plus classique de tous mais il n’en reste pas moins efficace ! Qu’il soit digital ou papier, vous pouvez vous organiser de manière claire et rapide. Les agendas digitaux peuvent souvent être partagés à d’autres collaborateurs pour une bonne organisation d’équipes ou pour prendre des rendez-vous.

Any.do

Rappel, calendrier, liste de tâche, cette appli est une petite pépite. Vous pouvez l’utiliser pour vous mais également de manière partagée, elle vous permet de mieux vous organiser au quotidien. Elle est disponible sur de nombreux supports pour vous suivre partout.

Evernote

Evernote est une application de prise de notes où vous pouvez garder des photos, des images, des liens, du texte pour tout retrouver plus tard. Elle permet également de faire des listes de tâches et est disponible sur plusieurs supports.

Conclusion

S’organiser est un point à ne pas négliger quand on a beaucoup de tâches ou de personnel à gérer. Cela peut s’avérer compliqué quand on ne connaît pas toutes les ficelles derrière une organisation efficace. Avec de la volonté et l’aide d’outils, vous allez pouvoir réussir à être organisé et par la suite devenir performant et efficace.

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