Pourquoi organiser un ÉVÉNEMENT corporate ?

De plus en plus pratiqué, l’événement corporate, le corporate event ou encore l’événement d’entreprise, cache de nombreux intérêts. Bénéfique pour les employés et pour l’entreprise, il mérite que vous vous y intéressiez d’un peu plus près car il sollicite les employés dans un contexte différent que celui de d’habitude. 

C’est un sujet qui peut paraître simple aux premiers abords mais certains points ont besoin d’une étude plus approfondie.

Evénement corporate, qu’est-ce que c’est ?

L’événement d’entreprise ou corporate event, est un événement ayant pour but de solliciter les salariés autour d’un ou plusieurs objectifs. Ces objectifs peuvent être divers et variés (lancement de produits, renforcer la cohésion, fêter des anniversaires, etc). Celui-ci passe de la création d’un arbre de Noël jusqu’à la soirée de gala par exemple !

Généralement, pour organiser ces types d’événements, les entreprises font soit appel à une agence événementielle, soit elles l’organisent elles-même. 

Le domaine de l’événementiel étant vaste, cela nécessite au minimum une demie-journée d’étude pour un événement de petite taille (comme un goûter au bureau), alors que pour les événements d’une plus grande ampleur, il faut parfois compter des mois de travail et la mise en place d’un business-plan !  

Les événements corporate peuvent se présenter sous diverses formes comme :

• Des séminaires,
• Des soirées,
• Des animations en entreprise ou en extérieur,
• Des réceptions,
• Des inaugurations,
• Des voyages, etc

Ce sont les principaux formats d’événements, mais il en existe bien d’autres qu’on va vous montrer dans la suite de notre article !

Les points clés à prendre en compte pour l’organisation de votre événement corporate : 

Comme pour toute organisation d’événement, il y a des points incontournables à voir avant de vous lancer pleinement dans votre idée. 

Le budget consacré à l’événement : 

Le budget est déterminant pour tout le reste. Avec un petit budget, vous n’allez pas avoir les mêmes possibilités qu’avec un budget plus conséquent. Cependant peu importe votre budget, celui-ci ne détermine pas la réussite de l’événement !

Il déterminera par exemple :

• l’intervention de prestataires (musiciens, animateurs, hôtesses, etc)
• l’intervention de sous-traitant (comme l’intervention d’un service traiteur, la logistique sonore),
• Le lieu (la location de salle, la privatisation d’un lieu, etc)
• la méthode d’envoie des invitations s’il y en a, 
• la logistique derrière l’événement,
• la création de badges si besoin, 
• la location de matériel (projecteur, système audiovisuelle, régisseur, la sonorisation, etc) 
• le programme de l’événement (types d’activité, la durée de l’événement, etc)

D’autres sujets/points peuvent être directement reliés à la question du budget. Ceux présentés sont les principaux. Il convient donc de faire une étude de budget adaptée à votre événement.

L’objectif de l’événement : 

Votre événement possède un ou plusieurs objectifs. Celui ou ceux-ci vont articuler le contenu et le déroulement de votre événement. Grâce à cela, vous allez pouvoir vous orientez vers certains types d’activités, vers certains lieux, adapter un budget, qui correspondent et collent à vos objectifs.

• Présentation nouveau produit : Cet objectif permet de renseigner les équipes sur la dernière nouveauté que votre entreprise propose à la vente mais également de leur apprendre à la vendre.

• Séminaire d’entreprise pour former vos équipes : On reprend un point de l’objectif du dessus : l’apprentissage. Un grand nombre de sujets sont disponibles à la formation de groupe comme la vente, la négociation, la gestion des émotions… À vous de juger les besoins de votre équipe !

• Inauguration d’un nouveau service : Cet objectif permet de mettre au courant en interne, voire en externe, de l’ouverture d’un nouveau service et de faire les présentations entre les différents organismes.

• Les réceptions professionnelles : En B to B notamment, cet objectif est très pertinent. Il vous permet de développer votre réseau et de vous faire connaître.  

• La cohésion d’équipe : Très importante, la cohésion de groupe nécessite d’être travaillée pour dynamiser l’environnement de travail de vos équipes et éviter les conflits (voir notre article sur les conflits). Les événements corporate sont un bon moyen d’aider les équipes créer du lien et de la confiance.

• Fêter l’anniversaire d’entreprise ou les anniversaires des membres de l’équipe : Bon moyen de réunir tout le monde. Grâce à cet objectif vous allez pouvoir réunir et détendre les collaborateurs en les sortant un peu du contexte « boulot ».

• Des lancements de projets : Objectif similaire à la présentation de produit, ici, vous allez plus vous centrer sur l’ensemble de vos projets en préparation pour une information globale.

• Un lancement de produits : Dans la même lignée que l’objectif précédent, ici c’est sur les produits en préparation que vous allez communiquer de manière globale.

• Mise en place d’un planning : La présentation du planning annuel, semestriel ou trimestriel peut donner lieu à un événement corporate. Il va donc falloir présenter cela à vos équipes et ainsi leur permettre d’avoir une vue d’ensemble. Cet objectif de présentation est important pour structurer les objectifs de vos équipes.

• Une remise des prix : Vous pouvez décider de décerner des “prix” ou des cadeaux à vos équipes autour de différents thèmes. Cet objectif peut motiver vos équipes. (Attention tout de fois à ne pas créer une ambiance compétitive malsaine pour vos collaborateurs)

• Fête d’entreprise : Fêter l’entreprise est important pour la culture d’entreprise de vos collaborateurs ! (En plus de passer un bon moment évidemment.)

• Renforcer l’esprit d’équipe : Similaire à la cohésion d’équipe mais pourtant différent, l’esprit d’équipe est basé sur la réflexion de chaque personne à réfléchir pour l’équipe. Elle peut être un point important à travailler notamment s’ il y a des projets prévus.

• Attirer du monde : L’objectif est de vous faire connaître. On est vraiment sur un objectif de communication pour gagner en visibilité et en notoriété.

Le lieu :

Le choix du lieu est important car il déterminera le type d’événement/activité que vous allez pouvoir organiser. Le choix de votre lieu se basera sur le budget que vous avez prévu pour l’événement corporate et sa capacité d’accueil : il faut un lieu pouvant accueillir tout le monde.

Retenez quand même qu’il n’y a pas de lieu idéal, le lieu participe à la qualité de l’événement mais ce n’est pas lui qui fait tout. Pas besoin d’un cadre exceptionnel pour passer de bons moments ! 

Quelques exemples de lieux : un lieu atypique ou un lieu insolite (comme une péniche pour des repas par exemple ou encore un manoir pour une soirée ! ), une salle de réception, une salle de réunion, un restaurant, une salle privatisée, en extérieur, des salles de séminaires dans un lieu différent que vos bureaux…

Le nombre de participant, s’il y a des convives, le public visé : 

Il va falloir se poser des questions pour cette section-là : Vous organisez un événement public ou privé ? Sur invitation ou non ? Combien de personnes souhaitez-vous conviées à votre événement ?

En fonction du nombre de personnes présentes, il faudra adapter tous les autres points clés. Avec peu de personnes, vous allez plus facilement organiser certaines activités ou au contraire d’autres seraient inutiles avec peu d’invités. Le budget ne sera pas le même non plus entre 10 personnes et une centaine ! Il faut donc être assez précis dans le listing des personnes participantes et du public visé.

En effet, certaines activités sont faites pour votre équipe uniquement alors que d’autres s’adaptent à un public extérieur. Par exemple, une soirée peut se faire pour vos employés ou pour d’autres personnes alors qu’un atelier de coaching sera fait uniquement pour votre équipe.

Le type d’événement : 

Comme dit précédemment, un événement d’entreprise peut se présenter sous diverses formes. Pour vous aider, nous vous avons fait une sélection par catégories pour vous inspirer:

• Les atypiques en entreprise : Team-building, des animations originales, activités ludiques, rallye, des jeux originaux, equi-coaching, un escape game, des ateliers culinaires, une chasse au trésor, un voyage incentive, une murder-party, quizz etc

• Les plus connus : des séminaires sur différents sujets, des soirées d’entreprise, des soirées de gala, dîners, cocktail apéritif ou cocktail dînatoire, une dégustation, des déjeuners, une soirée festive, un dîner gastronomique ou gourmet, un salon professionnel, etc

Vous pouvez laisser libre cours à votre côté créatif pour choisir le contenu de votre événement !

Le choix d’organisation : 

Une fois que vous avez évalué et vu les points clés, plusieurs choix s’offrent à vous :

• Choisir des solutions clé-en-main proposées par les agences événementielles, 
• Organiser cet événement en coopération avec l’agence spécialisée de A à Z et constituer un événement personnalisé,
• Organiser vous-même ces événements privés ou professionnels !

À vous de voir ce qui s’adapte le mieux !

Quel est l’intérêt d’en organiser ? 

Un événement d’entreprise engendre plusieurs retombées positives pour vous et vos équipes. Il est donc important d’en organiser !

• Moment convivial : Intérêt simple mais efficace. Le simple fait de vouloir faire plaisir à vos collaborateurs permet de les motiver, les détendre et les rendre heureux.

• Motiver les équipes : Motiver les équipes les engage d’une certaine façon à être productif.

• Faire vivre l’entreprise : Créer un planning avec des événements donne envie d’avancer et donne une motivation à atteindre le jour de l’événement pour vos équipes.

• Stratégie de communication : Vous pourrez communiquer grâce à votre événement pour marquer les esprits, travailler les relations publiques, etc. C’est un bon levier de communication !

• Renforcer la cohésion : Un événement est toujours un moyen de créer de la cohésion au sein de vos équipes.

• Récompenser vos agents : Certains types d’événements sont un excellent moyen de valoriser les travaux de vos équipes. Une récompense est toujours appréciée dans le monde du travail.

• Augmenter votre notoriété : Vos futurs clients et collaborateurs auront une bonne image de votre entreprise après un événement réussi.

Nos petits conseils : 

• Les lieux atypiques ou insolites sont souvent très appréciés !
• Sortir du contexte professionnel permet de créer du lien dans vos équipes.
• Ces événements vous permettent de découvrir vos collaborateurs autrement.
• Les activités simples sont un bon moyen de ponctuer l’année pour motiver votre équipe.
• Nous vous conseillons de faire une checklist pour mieux vous organisez.
• Pour les grands événements, il est préférable de contacter une agence événementielle.
• Prévoyez  un programme modulable au cas où !

Conclusion : 

L’événement corporate est important au sein d’une entreprise. Il apporte de nombreux bénéfices que cela soit pour les employés ou pour vous. C’est donc un élément quasi incontournable à intégrer dans votre planning d’entreprise. 

Ce type d’événement peut demander beaucoup de réflexion pour les plus grands ou alors de la spontanéité pour les plus simples ! Il serait dommage de passer à côté de ce genre  d’événement d’entreprise alors qu’ils vous apportent des points positifs. Si jamais vous n’avez pas d’idées, n’hésitez pas à faire appel à votre équipe, à vous inspirer grâce à notre article, sur le web ou alors à une agence spécialisée ! Et vous vous en dites quoi ?

Laissez-nous connaître vos expériences, vos idées d’événement en commentaires !