comment gérer une équipe à distance ?

Depuis que le télétravail est devenu monnaie courante dans les entreprises, un bon nombre de managers ont dû revoir leurs méthodes et leur pratiques managériales. Cependant malgré le distanciel, la fonction de manager n’a pas changé : accompagner son équipe, l’atteinte des objectifs et produire des résultats.

Pour assurer un travail à distance efficace, nous allons vous donner les clés du management pour gérer son équipe à distance.

Les règles d’or pour gérer son équipe à distance

Piloter une équipe à distance n’est pas tout à fait la même chose qu’en présentiel. Vous allez devoir adopter des styles de management compatibles avec le télétravail. De plus, vous allez aussi devoir disposer d’une équipe qui pourra et saura se montrer assez agile pour s’adapter à ses nouvelles conditions de travail.

Voici les règles à respecter pour que tout se passe pour le mieux pour vous, le chef d’équipe, et vos collaborateurs.

Mettre en place des régles pour votre équipe de travail

Un des nombreux fondamentaux du management, c’est l’encadrement des équipes. À distance, c’est d’autant plus important, car vous n’êtes pas présent avec vos collaborateurs. Ils se retrouvent en autonomie et parfois, ils peuvent être désorientés. C’est pourquoi mettre en place des plages horaires définies de travail ou des heures d’appels pour une réunion quotidienne permettent à vos employés de clarifier leur journée, de s’y retrouver et d’avoir des repères. Le plan d’action ou l’agenda de la journée doit être accessible à tous ceux qui en ont besoin. Des outils informatiques proposent des fonctionnalités d’agenda partagé comme Google Agenda par exemple.

Cette organisation encadre les équipes comme si elles étaient en présentiel et vous permet de diriger efficacement vos collaborateurs sans pour autant être déstabilisé par la distance.

Maintenir le contact avec vos collaborateurs

Avec la distance, un point essentiel du rôle du manager est mis à rude épreuve : c’est le contact. Bien évidemment, derrière un écran, c’est toujours plus complexe de savoir comment se portent vos équipes aussi bien moralement que dans l’avancée de leurs tâches. C’est pourquoi vous devez piloter et encadrer votre équipe avec un contact renforcé. Alors, cela ne signifie pas que vous devez demander plus d’appels, plus de retour ou plus de réunions. Cela serait contre-productif pour vos équipes, elles risquent de se sentir surveillées et cela va plus les démotiver qu’autre chose.

C’est à vous de savoir leur présenter les choses pour qu’elles ne se sentent pas délaissées, mais ni épiées. Nous vous conseillons de voir directement avec vos équipes sur ce qui leur paraît idéal comme par exemple une réunion/brief le matin en visio et une réunion ou un appel personnel pour chaque membre en fin de journée.

Donner des outils pour avoir un tableau de bord et un suivi

Le pilotage d’une équipe à distance et un management efficace passent par une bonne organisation en termes d’outils informatiques. Il est important que vous puissiez suivre l’avancée des projets sans perturber sans cesse vos employés comme dit précédemment. C’est là que des outils de gestion de projet comme Trello entrent en jeu. C’est un outil collaboratif et participatif où chaque collaborateur va pouvoir vous informer de ce qu’il fait actuellement grâce à un système de carte/tâche à déplacer dans différentes colonnes (à faire, terminé, en cours, etc.). Ce qui est intéressant, c’est que vous pouvez autoriser plusieurs personnes à y avoir accès donc chaque collaborateur peut voir où en sont les autres, ce qui vous aide pour coordonner les équipes.

Il existe plusieurs autres outils qui se basent sur les mêmes principes ou qui répondent à d’autres besoins (agenda partagé, liste de tâches, etc). C’est en fonction de vos besoins et de votre budget.

Développer son leadership

Quand vous n’avez pas votre équipe face à vous, vous pouvez compter sur votre leadership pour garder ce lien professionnel avec votre équipe. Le leadership est l’influence que vous possédez sur votre équipe de manière « naturelle ». Cela permet notamment de fédérer ,au sein de l’équipe, une certaine confiance et un respect. Sachant que vos équipes sont en autonomie, le leadership est plutôt utile, car cela instaure une certaine sécurité pour vous, concernant le travail effectué par vos employés. De plus vous limiter les risques de conflits interpersonnel entre vos équipiers car ils vous parleront du problème avant que celui-ci dégénère. (Voir notre article sur le sujet)

Un bon leader atteint avec son équipe les objectifs fixés sans craintes et peut diriger son équipe à distances sans soucis. Voir notre article sur le sujet

Communiquer de manière efficace

Un manager performant communique avec ses équipes. On l’a évoqué brièvement avant, mais il est primordial de ne pas mettre de la pression supplémentaire sur vos équipes. Si vous commencez à planifier des appels, des réunions, des reporting trop souvent, vous allez surtout créer de la démotivation au sein de vos collaborateurs. Ils penseront que c’est un manque de confiance en eux que vous avez. De plus, le fait d’être sans cesse interrompu par des mails, des messages ou des appels est contre-productif. Travailler chez soi à l’avantage de pouvoir travailler dans un endroit calme propice à la concentration. Il serait dommage de gâcher cet atout avec trop de contact, plus que la normal.

En lien avec les règles à établir pour du travail à distance, il convient que pour manager une équipe à distance, vous et vos équipes puissiez communiquer de manière simple et rapide. L’utilisation d’une messagerie comme Slack peut être envisagée ou alors une messagerie interne de votre entreprise.

Être disponible pour vos équipes

Les managers et collaborateurs ont besoin d’être en contact. À l’inverse de trop communiquer, vous devez vous montrer disponible si vos équipes en ont besoin. Il est plus difficile pour certains de travailler à distance, mais également de communiquer à distance, notamment en cas de soucis. Ce n’est pas évident d’expliquer quelque chose par message ou de ne pas vous montrer directement le souci. 

C’est à vous et vos compétences managériales de faire savoir que vous êtes disponible et de l’être. Vous risquez de perdre en crédibilité si vous êtes injoignable et de mettre en péril les objectifs fixés.

Animer et motiver vos équipiers

Motiver ou animer les équipes à distance demande un savoir-être plus important qu’en présentiel. Mais c’est un défi que vous, le manager efficace (allez voir notre article à ce sujet) peut tout à fait relever. 

La distance empêche le lien, le contact humain et cela peut peser sur le moral de certains. Il convient alors de faire preuve d’agilité , d’empathie, mais également de laisser une place plus importante à l’intelligence collective. La solitude peut faire des dégâts sur le moral et aussi sur le travail et la productivité. Ne négligez pas les effets du télétravail sur le bien-être de vos équipes.

Vous pouvez aussi leur montrer que le télétravail est un bon levier pour se responsabiliser. Plus d’autonomie, plus de concentration, ce sont des avantages que le travail à distance offre. Faites leur savoir qu’il vaut mieux voir le bon côté de la distance pour pouvoir rester motiver. 

Se former au télétravail

La formation est le meilleur moyen d’avoir un style de management adapté à une situation particulière et dans votre cas, la situation, c’est la distance.

Pour manager efficacement, vous devez acquérir des outils pour pouvoir les transmettre et avoir des actions de management adaptées. Vous allez devenir un manager-coach quand vous serez à distance, alors vous devez garder en tête que vous devez aussi penser à un des objectifs des managers : augmenter les compétences de ses équipes. C’est pourquoi, il est important pour vous de savoir ce que vous faites et vous formez ne peut que vous être utile pour gérer les situations à distance.

Conclusion

Différents styles de management existent pour gérer son équipe à distance. Cependant, comme vous l’avez vu, le travail à distance nécessite d’avoir des bases pour piloter des équipes dans les meilleures conditions. Vous êtes le leader de l’équipe et c’est important de garder une certaine proximité avec les équipes notamment à distance.

Toutes ces règles de management sont là pour vous aider au mieux pour être un manager efficace, et cela, même à distance. Laissez-nous savoir vos astuces pour manager une équipe à distance.